Notion: как пользоваться на работе и зачем сервис нужен для личного планирования

Почему цифровые сервисы лучше бумажных заметок

Notion представляет собой расширенный сервис для ведения текстовых заметок. Поэтому вы можете использовать его по-разному: просто фиксировать свои мысли, вести календари, списки и подсчеты, организовывать доски для планирования и отслеживания задач. Последнее делает его схожим с узконаправленными таск-менеджерами — программами для организации совместной работы, которые сильно помогают при контроле над разными поручениями. Мы для этих целей часто используем “Яндекс.Треккер”, но так как рабочий процесс не сводится только к конкретным задачам с дедлайнами, нам всё равно не обойтись без заметок с планами. Подробнее о том, какие еще инструменты помогают нам с проектами и клиентами, мы написали тут.

Примеры использования и оформления Notion можно найти на главной странице официального сайта сервиса

Приложений для заметок тоже существует огромное множество. Вместо Notion можно использовать сервисы от Google, Apple, Mail.ru. Очень популярен и Evernote. “А почему бы просто не писать на бумаге?” — спросите вы. На наш субъективный взгляд, электронные планеры удобнее тем, что не ограничивают вас в количестве страниц или дизайне. Если какая-то схема вам покажется неудобной, ее можно быстро изменить и адаптировать под конкретную задачу. А еще вы легко можете хранить в цифровых сервисах целые документы, ссылки на полезные материалы, картинки и так далее. Наконец, у вас гораздо меньше времени уходит на то, чтобы скопировать повторяющиеся задачи, удалить ошибки, сделать поиск по ключевым словам.

Минусы у приложений, конечно, есть. Например, вы привязаны к стабильному интернету и подкрепляете свою онлайн-зависимость. Зато вероятность забыть логин и пароль чуть меньше, чем потерять блокнот на работе, в машине или дома. И наоборот: шансы пролить что-нибудь на бумагу выше, чем риски “убить” все гаджеты вокруг себя. К тому же смартфон компактнее и весит меньше ежедневника, так что вам не придется таскать дополнительную ношу на планерки.

Что такое Notion: плюсы и минусы, рабочее пространство, шаблоны, страницы, нейросеть

Итак, мы уже разобрались, что Notion — это сервис для управления проектами, включающий инструменты для создания документов, баз знаний и списков дел. Он имеет облачное хранилище и предлагает различные типы шаблонов для оптимизации рабочего процесса. Софт разработан для индивидуального и корпоративного использования и подойдет дизайнерам, маркетологам, менеджерам проектов, программистам и другим специалистам сферы digital. Например, в LZ.Media его активно используют SEO-специалисты. Для личной жизни Notion полезен всем и каждому: вы можете составлять карты желаний, кулинарные книги с рецептами, списки просмотренных фильмов и так далее.

Рассмотрим достоинства и недочеты сервиса:

Преимущества

• Гибкость. Notion — это, по сути, пустое пространство. Его вы можете заполнить отдельными модулями, как хотите, учитывая свои эстетические предпочтения.
• Простой дизайн. По своему оформлению Notion очень лаконичный. Здесь нет ничего лишнего, а всё, что есть, можно скрыть. И оставить чистый лист для собственной настройки.
• Синхронизация. У сервиса есть онлайн-версия, а также приложения для мобильных устройств и компьютеров. Вы можете залогиниться везде и держать информацию перед собой в любых обстоятельствах.
• Собственные шаблоны и возможности применения ИИ-помощника. Об этом мы расскажем в статье чуть ниже.

Недостатки

• Отсутствие русскоязычной версии. Поначалу неудобно, но к этому быстро привыкаешь. К тому же глубоких знаний иностранного языка здесь не нужно.
• Платный доступ. Для командной работы (если нужно добавить несколько пользователей в одно пространство) предусмотрены премиум-функциии. Для России оплата Notion имеет некоторые сложности, но всё решаемо.
• Ограничения в использовании ИИ. В бесплатной версии общение с AI-помощником не бесконечное.

Лайфхак: Если по окончанию лимита (20 обращений) на применение нейросети создать новое рабочее пространство в Notion, то возможности взаимодействия с AI восстановятся.

Как работать в Notion

Теперь мы подробнее посмотрим, из чего состоит и как выглядит рабочее пространство Notion для заметок, а также поближе познакомимся с функционалом сервиса.

Основное управление происходит через боковую панель слева, в которой можно создавать разные тематические пространства. При расширении и создании подстраниц они могут напоминать своим устройством полноценные сайты. Кстати, если вы хотите лучше понимать, как должна выглядеть структура сайта и какие блоки должны быть на его страницах, читайте наши статьи про функционал и архитектуру.

Дополнительно в Notion через боковую панель доступен поиск по всему пространству, просмотр уведомлений, шаблоны страниц, корзина, настройки.

Основная рабочая панель, справа от бокового меню, будет меняться в зависимости от того, какая страница открыта. На скрине выше вы видите общую страницу рабочего пространства нашего SEO-специалиста. Там хранятся ссылки на те же страницы из боковой панели. Сами страницы можно перетаскивать между собой и вкладывать друг в друга, составляя нужную вам структуру.

В правом верхнем углу у Notion есть панель настроек. Вот, из чего она состоит:

• Функция “Поделиться страницей”;
• Просмотр комментариев, где вас отметили (при командной работе);
• Последние внесенные изменения;
• Добавление/удаление страницы из избранного;
• Смена шрифта, размера текста, ширины страницы;
• Блокировка страницы (запрет на редактирование);
• Удаление, копирование, перемещение страницы;
• Просмотр истории изменений;
• Импорт/экспорт файлов.

Изменение контента и основные команды

Что касается самой работы с пространством сервиса, то вам доступны следующие опции:

• Создание новой страницы. Чтобы сделать страницу, нужно нажать на “+” в боковой панели на той странице, куда вы хотите ее положить. Либо в любом месте при работе с контентом можно ввести команду  “/page”.
• Применение действий. Страницы и контент на них можно удалять, переименовывать, копировать, перемещать.
• Добавление страницы в избранное. Избранные страницы отображаются сверху в боковом меню, что удобно в использовании для часто открываемых файлов.

Функционал редактирования страниц и контента на нем достаточно широк: можно задавать фон, заголовок Н1 и даже эмодзи страницы.

Работать с блоками на страницах удобно через команды. Так, команда “слэш” (/)  быстро станет лучшим другом. При ее наборе у вас появится обширное меню типов блоков – это все варианты контента на странице. Это могут быть заголовки Н1-Н3, to-do-листы, таблицы, маркированные и нумерованные списки, цитаты, загрузка аудио, фото, видео и других файлов. Экспериментируйте с разными блоками, чтобы подобрать те, которые отвечают вашим нуждам.

Базы данных

Database (база данных) –  это несколько типов блоков, обладающих особенным функционалом. Называются они так, потому что хранят внутри определенное количество однотипной информации: задачи, данные в таблице, пункты списка.Информацию можно представить в любом виде, то есть пользователь может переключаться между визуализациями. База данных может отображаться в виде доски, списка, календаря или галереи:

Виджеты

Виджеты в “Ноушен” нужны, чтобы сделать пространство визуально приятным и вынести на него какую-то важную информацию, не покидая рабочую страницу. Существует множество виджетов: часы, погода, музыка, калькулятор, гифки и так далее. Установка виджетов возможна через сторонние сайты:

• https://indify.co/ 
• https://widgetbox.app/dashboard/create 
• https://apption.co/ 

Здесь виджеты настраиваются и копируются ссылкой, которая потом вставляется в любое место вашей страницы:

Искусственный интеллект

В Notion недавно встроили искусственный интеллект. “Умный помощник”, к счастью, работает с русским языком. Вот, что он умеет делать:

• Выделять ключевые тезисы из текста;
• Генерировать идеи;
• Писать стихи, посты, электронные письма и другие виды текстов;
• Редактировать контент: длина, стиль, подача;
• Исправлять ошибки: проверка орфографии и пунктуации;
• Переводить на множество языков. Сервис поддерживает английский, русский, корейский, китайский, японский, испанский, французский, португальский, немецкий, итальянский, нидерландский, индонезийский, филиппинский и вьетнамский.

Если вам интересна тема нейросетей, почитайте наши статьи, как использовать ИИ в написании текстов и digital-индустрии (например, SEO, веб-дизайн и контекстная реклама).

Готовые шаблоны Notion

Для удобства пользователей создатели “Ноушен” сделали шаблоны блоков, страниц и баз данных. Их можно найти внизу боковой панели, перейдя по ссылке templates, и использовать в своем рабочем пространстве. Также платные и бесплатные шаблоны можно отыскать в интернете: есть много сайтов, посвященных этому. Заходите сюда, сюда или сюда. Благодаря шаблонам можно очень быстро настроить roadmap или канбан-доску, составить портфолио или контент-план.

Другой вариант поиска шаблонов — просмотр видеороликов, где люди рассказывают об опыте использовании Notion и представляют личные шаблоны более подробно. Эти шаблоны также можно по нажатию одной кнопки дублировать к себе в пространство и, по необходимости, дополнительно редактировать.

Как вы уже поняли, Notion в платной версии может легко заменить вам “Треккер” или ушедшие из России Trello, Asana и Jira. Главное — быть готовым разбираться в настройках. В бесплатном функционале “Ноушена” тоже много возможностей: можно как минимум сделать базу знаний о проектах для сотрудников.

Бонус: шаблон от LZ.Media

Чтобы использовать Notion для планирования, мы советуем создавать списки рабочих или личных дел на неделю и составлять примерный сценарий планерок. Эти страницы вы можете найти в шаблоне от нашего Senior SEO — Ани. Здесь можно записывать задачи по дням, добавлять ссылки из других таск-менеджеров, распределять время. Обратите внимание: в план недели у нас включена вкладка “Входящие”. Сюда попадают задачи, которые еще не распределены по дням. А еще есть вкладка “Важно” для актуальных напоминаний.

В том же шаблоне вы найдете страницу Notion для команды. Это небольшой блок со ссылками на страницу каждого сотрудника. Внутри таких страниц могут содержаться быстрые ссылки для важных файлов, доски для обсуждения вопросов на планерках и постановки рабочих задач и так далее. А еще на каждой странице сотрудника у нас есть кнопка для быстрого создания ежемесячных встреч. Кстати, если вы руководите командой, мы советуем почитать наши статьи про делегирование и лидерство в коллективе.

Еще в нашем шаблоне можно найти раздел для записи идей или ведения бэклога и ссылки на другие полезные шаблоны (ого, рекурсия!): вишлист, меню, привычки, финансы и многое другое. Как вы поняли, Notion помогает разгрузить и жизнь, и голову: он структурирует информацию и облегчает навигацию по ней. Пользуйтесь!