Делегирование руководителя: причины, правила и примеры

Что значит “делегировать”

Делегирование полномочий – это передача части рабочего функционала другому сотруднику. Чаще всего подчиненному или младшему специалисту, но иногда и просто коллеге по отделу. Суть делегирования в том, чтобы стимулировать развитие коллектива и при этом освобождать себе время на серьезные стратегические задачи. 

Тимлиду, начальнику отдела и уж тем более директору очень важно распределять свои обязанности среди других. Но при этом следует помнить, что делегирование – это история про доверие и наделение как властью, так и ресурсами, а не только про добавление дополнительных показателей в план в приказном тоне.

Цели и результаты делегирования: зачем это нужно

Если говорить грубо, то делегировать нужно, чтобы было время на отдых и карьерный рост. Например, если старший копирайтер в агентстве хочет стать редактором или SMMщиком, он может отдавать часть задач по написанию текстов авторам-новичкам. Это освободит ему часы на изучение курсов по контенту.

Делегирование помогает выйти из “дня сурка”. И зоны комфорта. Вы наконец-то забудете о рутинных задачах, которые вы, разумеется, делаете хорошо, но стагнируете как профессионал. Теперь же у вас появляется возможность стать “мозгом” бренда. Это особенно важно для руководителей: они могут принести больше пользы бизнесу, если будут заниматься, например, вопросами партнерства, инвестиций, поиском новых кадров.

Вникать в каждый рабочий процесс и исправлять задачи за подчиненными боссу не нужно. А вот когда все сотрудники заняты посильными для них делами, а лидер-директор контролирует и вдохновляет – можно достичь в бизнесе гораздо большего. И без профессионального выгорания.

Не стоит думать, что делегирование задач связано с эгоизмом, ленью или некомпетенцией. Советская кинофраза “специалисту не обязательно уметь самому: он должен уметь учить других” устарела. Но только на 50%. То есть уметь надо, но учить всё ещё важно. Поэтому думайте о делегировании как об открытии новых возможностей у коллектива: вы даете сотрудникам больше самостоятельности и мотивируете их.

Делегируемая задача не всегда прокачивает у подчиненных hard skills. Она может быть нужна для развития эмоционального интеллекта или общего кругозора. Впрочем, к делегированию полезно относиться не только как к шансу, но и как к своеобразному испытанию. Передавая обязанности, вы проверяете своего сотрудника как минимум на лидерские навыки.

Какие задачи делегируют чаще всего

• Текучка и бюрократия. Это всевозможные ежедневные дела: внесение созвонов в календарь, заполнение отчетов и составление договоров, согласование клиентских встреч.
• Экспертиза. Если задача требует специализированных навыков и знаний в узкой области, лучше отдать ее тому, кто хорошо в этом разбирается. Иногда и на аутсорсинг. Например, SEO-продвижение своего сайта. Так вам не придется с нуля осваивать неизвестную отрасль и сливать бюджет из-за ошибок.
• С измеримым результатом. Если вы оцениваете выполнение задачи по точным и конкретным показателям, ее можно смело делегировать. Например, написать на 100% уникальный текст, который будет иметь объем в 5 тысяч символов.

Помните, делегировать всё скучное это умно, но чревато разочарованием со стороны сотрудников. Поэтому научитесь отдавать еще и интересные задачи, например, организацию креативных брейнстормов.

Когда не рекомендуется делегировать

Теперь поговорим о том, что нельзя делегировать. То есть можно, конечно, но опасно: велик риск получить плохой результат, а иногда и репутационный или материальный ущерб. Речь идет о таких сферах, как:

• Бизнес-планирование. Никто не разработает стратегию по развитию компании лучше, чем сам руководитель. Сюда же можно отнести и формирование корпоративной культуры с имиджем бренда на уровне философии, принципов, позиционирования и т.д.
• Финансы. Это касается тех случаев, когда вы несете реальную ответственность за управление деньгами и цена ошибки здесь – административное или уголовное наказание. Разумеется, у вас должен быть бухгалтер, а иногда и финансовый аналитик, консультант, коуч и т.д.
• Мотивация сотрудников. Если лидером коллектива является сторонний человек, а не руководитель, то уровень лояльности к компании вряд ли будет высоким. Поэтому примером для подражания в идеале должен быть босс.

Также руководителям не стоит делегировать принятие решений в кризисных ситуациях и срочные вопросы. Впрочем, всё зависит от стиля управления, должностной иерархии и сферы деятельности, так что последнее слово в любом случае – за вами.

Принципы делегирования

Выбор человека

Обычно руководители делают ставку на сотрудника, которого давно знают и к которому меньше претензий. Также надо удостовериться, что этот кандидат действительно имеет нужные навыки и достаточно ресурсов, чтобы вникнуть в задачу глубоко и успешно завершить ее. Не должно быть такого, что нагрузка у сотрудника большая, а вы “подкидываете дров”.

Объяснение задачи

Подготовка подробной инструкции – половина успеха для вашего сотрудника. То, что кажется вам понятным и очевидным, может быть неизведанной областью для человека. Чтобы проверить правильность постановки целей, попросите пересказать задачу: дедлайн, инструменты, бюджет, привлечение других людей, результат, способ отчетности и пр. К слову, нужно проговаривать не только детали, но и значимость дела, которое вы отдаете.

Последовательность

Нельзя разом предложить одному человеку все дела, которые вам надоели. Начинайте с небольших проектов или совместно разработайте план по постепенной передаче функционала. Можно сделать испытательную неделю или тестовое задание. От задачи к задаче усложняйте вводные данные и объем дел.

Контроль делегирования

Реагировать на каждую проблему, которая возникла у человека с новыми обязанностями, необязательно. Можно договориться, чтобы обоюдные вопросы и обсуждение промежуточных итогов звучали лишь раз в неделю на планерке. Тем  не менее, проверять сам рабочий процесс нужно: не ждите последних сроков, чтобы потом вдруг узнать, что сотрудник забыл о задаче. Однако вы не должны наказывать человека за ошибку, если она не была фатальной: достаточно критической обратной связи.

Процесс делегирования полномочий – это баланс свободы и поддержки, самостоятельности и регулирования. Помните: передать дело – не значит пустить его на самотек и снять с себя ответственность за возможный провал.

Подписывайся на наши соцсети — там мы рассказываем о своей работе и анонсируем новые статьи: LZ.Media в ВК и телеграм.