Прокрастинация на работе: причины и как с ней бороться

Что такое прокрастинация и чем она отличается от лени

Представьте, что вам (как и нашему автору) поставили задачу написать статью о прокрастинации. Тема эта обширная и, как кажется на первый взгляд, сложная, ещё и незнакомая в полной мере. Редактор утверждает дедлайн – у вас неделя.

В понедельник вы решаете ничего не делать: вам только-только показали ТЗ, и вы должны обмозговать это поручение. Во вторник вы садитесь за компьютер, но обнаруживаете, что на рабочем столе скопилось много старых текстов, которые неплохо было бы доработать или, разобрав, отправить в корзину. 

В среду вы активно помогаете на работе коллегам с другими задачами, убеждая себя, что время на статью еще есть. Но уже в ночь на четверг плохо спится из-за кошмаров: снится, как вас вызывают на ковер из-за плохого материала и увольняют. Весь четверг вы боритесь со страхом чистого листа и приступаете к написанию только в пятницу. Допиливать текст приходится уже на выходных, так что в понедельник вы приходите к редактору уставшим, неотдохнувшим и ненавидящим прокрастинацию. 

Надеемся, из примера вам стало понятно: прокрастинация – это тенденция откладывать важные задачи на потом, даже если это приводит к негативным последствиям. Прокрастинаторы часто осознают, что откладывание работы нерационально и могут чувствовать себя некомфортно из-за этого.

Вопреки частому мнению, лень и прокрастинация вовсе не одно и то же. Последняя обычно вызвана проблемами с персональным тайм-менеджментом, низкой мотивацией, эмоциональными трудностями. Если в приступе лени желания что-либо делать нет вообще, то в случае с прокрастинацией человек постоянно чем-то занят. Только не тем, что нужно. Он может находить второстепенные рабочие задачи, которые вдруг кажутся срочными, или предаваться мгновенным удовольствиям: видео с котиками, возможно, придумали коварные прокрастинаторы. 

Кстати, сами коты как раз лентяи: они не ощущают  внутреннего дискомфорта из-за неактивности или вины за невыполненные задачи, будь то ловля мышей или мурчание на коленках. Иными словами, отличие между прокрастинацией и ленью заключается в осознании и переживаниях. Прокрастинаторы часто хотят выполнить задачу, осознавая ее важность, но откладывают это из-за внутренних барьеров, в то время как лень связана с нежеланием прикладывать усилия.

Почему прокрастинация опасна

Ученые выделяют разные виды прокрастинации. Например, она бывает активной и пассивной, ситуативной и хронической. В зависимости от своих причин и последствий она также может быть перфекционистской, компульсивной, невротической. Кроме того, в соответствии со сферой жизни, где она проявляется больше всего, выделяют бытовую прокрастинацию, трудовую и т.д. Мы сегодня, в силу своей бизнес-специфики, будем говорить о рабочей прокрастинации. Кстати, если вы усиленно трудитесь в офисе, задерживаетесь и сильно устаете, возможно, вы подвержены эффекту прокрастинации из мести. Это когда вечером мы откладываем отход ко сну ради того, чтобы “пожить нормально”. Знакомо?

Если вы думали, что в своем избегании задач вы уникальны и неповторимы, спешим вас расстроить: 25% взрослых называют прокрастинацию определяющей чертой их личности. И если 50 лет назад хронических прокрастинаторов было около 5% среди трудоспособного населения, то сегодня целых 20%. Некоторые исследования показывают, что ситуация особенно ухудшилась после ковида: работникам пришлось усиленно бороться с прокрастинацией сначала на удаленке, а потом в офисе. А согласно опросу YouGov, люди ежедневно откладывают дела в среднем на 218 минут. 

К чему всё это ведет? Оказывается, частые прокрастинаторы более склонны к таким болезням, как головные боли, простуды и проблемы ЖКТ. Исследование 2015 года показало, что хроническая прокрастинация также связана с гипертонией и сердечно-сосудистыми заболеваниями. Но даже если не брать во внимание возможные риски по здоровью, прокрастинация автоматически приводит к снижению работоспособности человека. Сотрудники много стрессуют, теряют мотивацию, снижают KPI и т.д.

Как понять, что вы или ваши сотрудники прокрастинируют

Определить, что кто-то прокрастинирует на работе, может быть непросто, так как это часто происходит в голове, а со стороны может казаться, что человек отдыхает. Однако некоторые поведенческие признаки прокрастинации могут нам помочь. Давайте рассмотрим эти симптомы на примере рандомного digital-коллектива.

• Отсрочка в принятии решений. Руководителю надо уволить склочного сотрудника, и он откладывает это из-за страха перед конфликтом. Каждый день он говорит: «Сделаю завтра, сегодня я очень занят». Тем временем “проблемный” работник продолжает накалять атмосферу в коллективе, и все страдают, включая самого босса.

• Избегание сложных задач. Если ваш дизайнер вместо того, чтобы заниматься разработкой гайдлайна по фирменному стилю бренда, делает уже 10-ю иллюстрацию для соцсетей, возможно, у него есть проблемы с концентрацией на приоритетных проектах.

• Частые перерывы. Написал заголовок статьи – выпил кофе. Придумал заход для введения – открыл подборку смешных видео. Ну и без общения с коллегами на перекурах тут тоже не обходится.

• Непоследовательность в работе. Иногда прокрастинаторы страдают от нерегулярной активности. Сегодня ваш разработчик не выходит на связь и не может поменять размер кнопки на сайте, а завтра он уже начал переезд на новый домен или хостинг.

• Задержки в работе и ухудшение ее качества. Прокрастинаторы могут пропускать дедлайны без веских причин. Ну а потом они в спешке заканчивают проект, не задумываясь о том, что их рабочая эффективность в такой стрессовой ситуации может стремиться к нулю. Пробовали ли вы, например, подготовить клиенту годовой SEO-отчет за ночь? Даже не пытайтесь! И мы не будем.

• Тревожность и стресс. Если ваш коллега постоянно грустный (даже когда смотрит котов в интернете), постоянно смотрит на часы, вздрагивает от звонков и ходит на планерки с трясущимися руками, возможно, у него много незавершенных задач и он утонул в горящих сроках. А всё потому, что ему надо подготовиться к презентации. Однако если вы спросите человека о статусе этой задачи, то в ответ получите что-то вроде «Сейчас не лучшее время для этого».

Причины прокрастинации

• Самоограничения. Это внутренние убеждения, которые мешают человеку действовать. Например, ваш сотрудник (в силу прошлого опыта или даже воспитания) может считать, что недостаточно компетентен (хорош) для выполнения поставленной задачи. Он также может считать, что справляться с проблемой надо либо гениально, либо никак. Неуверенность в себе и перфекционизм – одни из самых частых причин прокрастинации.

• Защитные механизмы психики. Мозг и нервная система стремятся уберечь нас от стресса, страха и негативных эмоций. Если выполнение задачи усиливает тревогу из-за возможной неудачи и критики или, наоборот, боязнь успеха, человек сделает всё, чтобы не сталкиваться со своими триггерами.

• Проблемы с самими задачами. Очевидно, что люди не делают то, что им не нравится или то, что им непонятно. Если вы постоянно даете сотруднику монотонные и скучные (хоть и важные) поручения, он со временем начнет их откладывать, делая выбор в пользу интересных проектов. То же касается ситуации, когда ваш коллега просто не понимает, как выполнять задачу. Если нет четких объяснений и требований, то нет и желания приступать к работе. Во многом, с этим помогает справиться SMART-подход к постановке любой задачи.

• Удовольствие от стресса. Вы удивитесь, но так работает активная прокрастинация. Некоторые люди лучше работают под давлением, например, в условиях нехватки времени. Поэтому они могут намеренно откладывать задачи, чтобы создавать ситуацию повышенной продуктивности и мотивации. В медицине это называют поведением типа А.

• Слабый самоконтроль. Некоторым из нас просто тяжело удерживать фокус внимания на чем-либо в течение длительного времени. Мы можем постоянно отвлекаться на соцсети и думскроллинг. Иногда это результат формирования клипового мышления, а иногда – проблема, вызванная СДВГ и другими нервными расстройствами.

• Избыток ответственности и многозадачность. Когда на человека возложено больше, чем он ожидает, возникает чувство подавленности. Из-за него люди часто не способны справиться с обязанностями. Если начинающему сеошнику, например, поручить ведение сразу 5 клиентских проектов, из-за подобной перегрузки он будет откладывать начало работы.

Способы борьбы с прокрастинацией

• Измените подход к предстоящей задаче. Сформулируйте четкую достижимую цель и разбейте процесс ее достижения на небольшие конкретные шаги, которые будут примерно одинаковы по вашим усилиям. Для каждого шага установите дедлайн. Если вам не нужно отчитываться за выполнение задачи, то озвучьте свои обязательства вслух коллегам и подчиненным: публичное признание ответственности иногда добавляет мотивации.

• Освойте тайм-менеджмент. Самые популярные техники управления временем – метод Pomodoro (20 минут работаем и 5 минут отдыхаем) и матрица Эйзенхауэра (сначала делаем то, что важно и срочно, и только потом то, что важно, но не срочно). Подобные стратегии могут помочь в организации рабочего дня и повышении концентрации на важных задачах.

• Поработайте над своим образом жизни. Физическое состояние оказывает значительное влияние на вашу эффективность. Свежий воздух, правильное питание, небольшая спортивная активность и стабильный режим сна улучшат концентрацию и уменьшат утомляемость. Ну а для заботы о ментальном здоровье подумайте о психотерапевтических сессиях, медитациях и майндфулнес.

• Используйте помощь извне. Во-первых, вам поможет простой блокнот или цифровая система планирования (например, Notion). Если у вас есть хотя бы простой To Do List, вы можете не держать задачи в голове 24 на 7, но при этом в любой момент заглянете в список. Также установите на компьютер или телефон программы, которые будут ограничивать ваши действия в интернете: In Moment, Offtime, Time Boss и т.д. Меньше соцсетей и видео – больше времени на работу.

• Если вы руководитель и работаете с прокрастинацией сотрудников, старайтесь создавать мотивирующее пространство в офисе. Ясные инструкции и регулярное обсуждение прогресса по задачам помогут подчиненным работать эффективнее и не бояться ошибок. Уделяйте внимание организации рабочих мест (ничего лишнего!), не скупитесь на обратную связь и напоминайте коллективу о важности регулярного отдыха. Речь не только об отпуске, но и об обеденных перерывах, корпоративных мероприятиях и т.д.

В заключение стоит подчеркнуть, что борьба с прокрастинацией, в том числе и на рабочем месте, почти всегда требует комплексного подхода. Личные усилия человека – это важно, но не меньшую роль играет поддержка со стороны руководства и коллег. Главное – осознать проблему и не ругать себя за один день, в котором вы провели у кофемашины или офисного кулера чуть больше времени, чем за рабочим монитором.